Если планируют многолюдные похороны, то применяют следующий набор документов:
• пригласительные письма (сообщения, извещения или билеты);
• ответные письма (или сообщения);
• протокол;
• документ, согласующий протокол.
Письма, протокол и согласующие документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р.6.30-97.
В реквизит 07 «Текст» пригласительного письма следует включить:
• обращение;
• соболезнование;
• собственно приглашение с указанием вид похорон, статуса участников и количества раз решенных для приглашения с адресатом лиц и составом собственного персонала;
• место проведения похорон (полный адрес и предпочтительный путь к нему);
• время, к которому следует прибыть (дата и время);
• предполагаемая программа похорон;
• форма одежды и разрешенные аксессуары и принадлежности;
• просьба указать на необходимость и срок изложения протокола (для протокольных похорон), адреса и предпочтительного способа его доставки (электронная, курьер, факс, телефон)
• информационное сообщение о дополнительных услугах.
При заполнении подреквизитов текст письма рекомендуется: в подреквизите «Обращение» для адресования:
• к народным избранникам, высокопоставленным чиновникам обращаются словами: «Глубокоуважаемый», «многоуважаемый», в остальных случаях «уважаемый»;
• к титулованным особам следует обращаться в соответствии с правилами их титулования;
• в случае, когда адресат хорошо известен, для обращения используется формула, включающая имя и фамилию адресата.
В подреквизите «Соболезнование» следует использовать следующие стандартные выражения:
• «Выражаем Вам соболезнования по поводу глубокой утраты»;
• «Сочувствуем и сожалеем по поводу постигшего Вас горя»;
• «Скорбим вместе с Вами»;
• «Глубоко переживаем Ваше горе».
В подреквизите «Приглашение» указываются статус участника, а также допустимый состав и количество лиц, которое этот участник вправе пригласить с собой на похороны. Для почетных участников в подреквизиты следует включить просьбу с указанием количества и состава персонала, сопровождающего и обслуживающего почетного участника, и его делегацию или компанию.
Подреквизит «Место проведения похорон» должен содержать сведения о месте, где будут проходить похороны, его полный почтовый адрес, предпочтительные варианты пути к нему.
В подреквизите «Дата и время проведения похорон» указанные позиции обозначаются арабскими цифрами. Если число и месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Допускается и полное оформление даты - словесно-цифровой способ.
В подреквизите «Предполагаемая программа похорон» может быть дана краткая аннотация похорон или ссылка на приложение к письму с полной развернутой программой предстоящих похорон.
В подреквизитах «Форма одежды и разрешенные аксессуары и принадлежности» указывается предпочтительная (а для похорон государственного протокола — обязательная) форма или вид туалета, дополняющие его аксессуары. Для почетных участников данный подреквизит может сопровождаться приложением, содержащим требования к внешнему виду и туалету сопровождающего их персонала.
Подреквизит «Протокол» включает в себя:
• просьбу указать необходимость обмена и согласования протокольными документами;
• сроки и характер обмена;
• ссылку на протокольную службу, обеспечивающую такой обмен;
• предлагаемые сроки и способы доставки протокольных документов.
В подреквизите «Информационное сообщение» приводятся сведения о дополнительных услугах, платных и благотворительных моментах программы, указываются виды возможностей внесения средств (наличные, чек, банковская карточка).
Ответные письма содержат реквизиты:
• обращение;
• соболезнование;
• сообщение о принятом приглашении или отказе от него;
• ответ-согласие на участие в церемонии похорон, а также могут содержать предложения по поводу необходимости протокольного изложения.
Ответное сообщение по электронной почте, телефону, факсу несет ту же информацию, что и письмо. Рекомендуется, чтобы ответное письмо или сообщение об участии в церемонии похорон было отослано в тот же день, когда получено приглашение. Протокол церемонии погребения - это документ о порядке проведения похорон, изложение согласований и времени прибытия участников, программы и ее регламента. Он может быть кратким и полным. Полный протокол - это протокол ритуала, где все его позиции согласованы между организаторами похорон и почетными участниками и отражают регламент проведения данного ритуала.
Протокол содержит следующие сведения:
• место проведения;
• дата проведения и время (начало и окончание);
• участники церемонии: согласование их количества и уточнение списка почетных участников церемонии;
• уточнение регламента программы (продолжительность последнего напутственного слова, количество выступлений, порядок);
• сведения, приводимые в приглашении, и порядок их осуществления;
• регламент внешнего вида: одежды, аксессуаров;
• правила этикета, применяемые во время церемонии погребения;
• регламент общения с прессой и правила работы журналистов во время церемонии погребения.
Лицам, приславшим соболезнование, рекомендуется выразить благодарность на это соболезнование ответным письмом.
Обычно приглашения и ответы на них семья усопшего предает по телефону, телеграфом или другими средствами электронной связи. Но содержание в общем должно соответствовать изложенным выше правилам. Чем детальней сообщение, тем меньше неловкостей будет в ходе похорон.
По материалам книги М.Ю.Лимонада "Современные скорбные и траурные ритуалы России - Гражданский требник"